Rahmenvereinbarungen

In der Vergabepraxis sind Rahmenvereinbarungen ein beliebtes Beschaffungsinstrument. Fälschlicherweise wird jedoch häufig angenommen, dass die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung weniger vergaberechtlichen Aufwand verursachen würde. Der nachfolgende Beitrag soll daher einen kurzen Überblick geben, was aus vergaberechtlicher Sicht zu beachten ist.

Sofern sich mehrere Auftraggeber aus der Rahmenvereinbarung bedienen sollen, müssen diese zwingend in der Bekanntmachung benannt werden (vgl. § 21 Abs. 2 Satz 2 VgV).

Das Gesamtvolumen der Rahmenvereinbarung muss im Vorfeld eindeutig bestimmt und den Bietern als verbindliche Höchstabnahmemenge bekannt gemacht werden (EuGH, v. 19.12.2018 – C-216/17). Ansatzpunkt dafür sind entweder die konkreten Bedarfe der Bezugsberechtigten oder – soweit diese nicht abschließend bestimmt werden können – die Erfahrungen aus der Vergangenheit.

Zwar ist diese Entscheidung zur alten EU-Richtlinie ergangen. Nach dem Wortlaut des neuen § 21 Abs. 1 Satz 2 VgV ist das in Aussicht genommene Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht allerdings nicht abschließend festgelegt zu werden. Vergabestellen sind allerdings bis zu einer belastbaren und anderslautenden Spruchpraxis in Zukunft gut beraten, wenn sie bei der Ausschreibung von Rahmenvereinbarungen eine Höchstmenge der von den primären und sekundären öffentlichen Auftraggebern abrufbaren Leistungen festlegen.

Eine Mindestabnahmemenge muss nicht angegeben werden, wenn dies tatsächlich nicht möglich ist.

Das Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung gilt auch für Rahmenvereinbarungen. Der Leistungsgegenstand ist exakt zu beschreiben. Lediglich in Bezug auf Ort und Zeit der Einzelabnahmen gelten Vereinfachungen.

Sofern über die Laufzeit technische Fortentwicklungen erwartet werden, empfiehlt sich eine funktionale Leistungsbeschreibung.

Wird eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen geschlossen, muss sich bereits aus den Vergabeunterlagen erschließen, wie die Einzelvergabe erfolgen soll. D.h., dass auch die Regelungen eines späteren Miniwettbewerbs vorab bekannt gemacht werden müssen.

Die Einzelabrufe können ausnahmsweise per Mail erfolgen (vgl. § 21 Abs. 3 Satz 2 VgV).

Allein diese kleine Auflistung zeigt, dass im Vorfeld der Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung ein erheblicher Koordinationsaufwand besteht. Dieser Aufwand sollte jedoch nicht gescheut werden. Die Vorteile gerade in Bezug auf die Laufzeit (durchschnittlich 4 Jahre nach VgV und 6 Jahre nach SektVO) und den vereinfachten Einzelabruf überwiegen bei großvolumigen Beschaffungen noch immer bei weitem.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht