Leitfaden für die automatische Suche nach Aufträgen

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Wie können Suchprofile ihre Arbeit erleichtern?

Mithilfe der Suchprofile legen Sie Ihre Kriterien für die Auftragsrecherche fest – genau, wie bei der manuellen Suche. Der große Vorteil hierbei ist, dass Sie sich beliebig viele Sucheinstellungen (in unterschiedlichsten Varianten und Zusammenstellungen) speichern und jederzeit auf diese zurückgreifen können. So sparen Sie nicht nur kostbare Zeit, sondern haben stets die Sicherheit, keine Ausschreibung zu verpassen! Je präziser die Suchprofileinstellungen bei der Anlage, desto genauer die Trefferquote (gilt für „Suchbegriffe“ und bei „CPV-Codes“).

Tipp
Wählen Sie bei der Bekanntmachungsrecherche eher übergeordnete Kategorien, um mehr Treffer zu bekommen und so keinen passenden Auftrag zu verpassen. Eine zu „tiefe“ Auswahl im Kategoriebaum kann dazu führen, dass Ausschreibungen übersehen werden, wenn die Vergabestelle die Ausschreibung nicht entsprechend präzise einsortiert hat. Benutzen Sie in Zweifelsfällen mehrere CPV-Codes.

Wie richten Sie ein Suchprofil ein?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Suchprofile einzurichten. Das geht über einzelne Parameter, wie die Suchbegriffe, Region (Umkreissuche), Auftragsgegenstand (CPV-Codes), Vergabeordnung, Veröffentlichungstyp (z.B. beabsichtigte Ausschreibung, Bekanntmachung über die Ausschreibung, vergebender Auftrag, etc.), oder die Kombination dieser Parameter. Suchkriterien bzw. Filter, wie Vergabeverordnung, Region und Veröffentlichungstyp, wirken immer untereinander summierend. Sie können auch in Kombination mit der Suche nach Suchbegriffen und CPV-Codes benutzt werden, um die Suche einzuschränken. Gerade die Einrichtung der Suchprofile mit CPV-Codes ermöglicht eine noch präzisere oder je nach Bedarf breitere Suche nach den passenden Aufträgen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen diese Möglichkeiten auf.

Variante 1: Ausschreibungen finden über „Suchbegriffe“

Geben Sie hierzu spezifische Suchbegriffe ein, die sich im Bekanntmachungstext wiederfinden. Nutzen Sie die Möglichkeit und geben Sie mehrere Begriffe ein (stets getrennt nur durch ein Leerzeichen). Diese Begriffe sollten nicht zu allgemein ausgelegt sein (z.B. Auto, Bauen, Maschine, Reinigung etc.), da sonst keine gezielte bzw. präzise Filterung stattfinden kann.

Benutzen Sie idealerweise die Ihnen bekannten „Fachbegriffe“ aus Ihrem Leistungsangebot oder sonstige einschlägige Wörter (z.B. Ionenmikroskope, Personenbeförderung usw.). Bitte beachten Sie dabei, dass nicht nur der Bekanntmachungstext selbst, sondern auch der Titel der Ausschreibung, sowie der Name der ausschreibenden Vergabestelle durchsucht werden.

Das ermöglicht Ihnen z.B. eine gezielte Suche nach einer Ausschreibung einer bestimmten Vergabestelle.

So können Sie auch die Bezeichnung der ausschreibenden Vergabestelle als Suchbegriff nutzen.

Wichtiger Hinweis: Der E-Mail-Benachrichtigungsdienst ist nach dem Anlegen jedes Suchprofils automatisch aktiviert. Sie können diesen aber auch jederzeit deaktivieren.

Was ist der CPV-Code?

CPV (Common Procurement Vocabulary) ist ein europaweiter Standard für die einheitliche Klassifizierung von öffentlichen Aufträgen. Die deutsche Übersetzung hierfür lautet sinngemäß: „Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge“ Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, mit dieser Zuordnung zu arbeiten, wenn die EU-Schwellenwerte erreicht sind, also Ausschreibungen europaweit ausgeschrieben werden müssen. Zahlreiche Vergabestellen arbeiten grundsätzlich auch bei nationalen Ausschreibungen mit dieser Systematik. Aus diesem Grund werden öffentliche Bekanntmachungen auf dem Deutschen Vergabeportal einzelnen oder mehreren CPV-Codes zugeordnet. Damit wird Ihnen die Suche (insb. auch sprachübergreifend) nach passenden Aufträgen erleichtert.

Variante 2: Ausschreibungen finden über den „CPV-Code“

Bekanntmachungen werden von den Vergabestellen einzelnen oder mehreren CPV-Codes zugeordnet. Damit wird Ihnen die Suche (insb. auch sprachübergreifend) nach passenden Aufträgen erleichtert.

Tipp
Die kostenfreie Suchmaschine für die deutschen CPV-Codes unseres technischen Partners cosinex hilft, die richtigen CPV-Codes für Ihr Suchprofil schneller zu finden. Alternativ gibt es eine CPV-Code-Suchmaschine in weiteren Sprachen.

Als Unternehmen können und sollten Sie sich den CPV-Code bei der Recherche zunutze machen, auch und besonders effektiv, wenn Sie den E-Mail-Benachrichtigungsdienst des Deutschen Vergabeportals nutzen.

Erstellen Sie ein (neues) Profil unter „Auftragsgegenstand“ → „Auswahl bearbeiten“

Suchen Sie sich den passenden CPV-Code aus (oder suchen diesen durch Eingabe eines Begriffes).

Wählen Sie entsprechend passende Ergebnisse aus. „Übernehmen“ Sie diese und speichern Sie den Vorgang. Der E-Mail-Benachrichtigungsdienst ist nach dem Anlegen jedes Suchprofils automatisch aktiviert. Sie können diesen aber auch jederzeit deaktivieren.

Wichtiger Hinweis: Legen Sie verschiedene Suchprofile mit unterschiedlichen CPV-Codes und auch in Kombination davon an. Im Zweifel probieren Sie aus, über welches Suchprofil Sie die besten Treffer erhalten.

Empfehlungen und Praxis-Tipps zur CPV-Code-Auswahl

Öffentliche Auftraggeber haben bei der Auswahl eines CPV-Codes für eine Bekanntmachung einen gewissen Spielraum. Daher empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen bei der Einrichtung Ihrer Suchprofile:

Tipp
Da Suchprofile flexibel gestaltbar sind, legen Sie am besten mehrere Suchprofile mit unterschiedlichen Parametern für Ihr Unternehmen an. Auf dem Deutschen Vergabeportal können Sie beliebig viele Suchprofile anlegen!

Folgende Kombinationen sind denkbar:
• Ein Suchprofil mit unterschiedlichen Suchbegriffen.
• Ein Suchprofil mit verschiedenen Kategorien, also CPV-Codes.
• Ein Suchprofil mit einer Kombination aus Suchbegriffen und CPV-Codes.

Tipp
• Wählen Sie bei der Bekanntmachungsrecherche eher übergeordnete Kategorien.
• Benutzen Sie in Zweifelsfällen mehrere CPV-Codes.
• Verwenden Sie einschlägige Begriffe und Synonyme bei der Beschreibung des Auftragsgegenstandes.

Beispiel:

Sie interessieren sich für Aufträge aus dem Bereich „Einbau von Türschwellen“. Dieser Bereich hat im CPV-Katalog keine untergeordneten Kategorien oder Leistungen. D.h., genauer als mit dem CPV-Code „45421120-1“ können Sie nicht festlegen, wonach Sie suchen.

Falls sich der Auftraggeber jedoch für die Angabe eines weniger genauen CPV-Codes entscheidet, zum Beispiel für die übergeordnete Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5), können Sie die entsprechende Bekanntmachung bei Ihrer Recherche in diesem Fall nicht finden, da die Suchfunktion immer nur berücksichtigt, was mindestens gleich Ihrem ausgewählten CPV ist bzw. unterhalb hiervon, also tiefer in der Baumstruktur.

Die Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) liegt in der Baumstruktur des CPV weiter oben als „Einbau von Türschwellen“ (45421120-1). Ihre Suchkriterien wären nicht optimal gewählt. Wählen Sie lieber die übergeordnete Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) und legen in Kombination hierzu ggf. den Suchbegriff „Türschwellen“ fest. Oder wählen Sie gleich mehrere CPV-Codes aus, um sicherzugehen.

Variante 3: Ausschreibungen finden durch die Kombination von Suchbegriffen und CPV-Code (und -Verknüpfung)

Sie können auf DTVP einstellen, nach welchen Suchbegriffen, Vergabeordnungen, Veröffentlichungstypen etc. gesucht werden soll. Alle Suchkriterien wirken dabei in Kombination miteinander (UND-Verknüpfungen).

Beispiel:

Angenommen, Sie legen einen Suchbegriff fest, eine bestimmte Vergabeordnung und einen CPVCode (Auftragsgegenstand). Dann müssen alle drei kriterien vorkommen, damit das Suchergebnis einen Treffer liefert.

Eine Ausnahme besteht bei der Angabe mehrerer CPV-Codes oder mehrerer Suchbegriffe. Was das CPV-Suchkriterium und die Angabe von Suchbegriffen betrifft, funktionieren diese als „UND“-Bedingung. Wenn mehrere CPV-Codes oder mehrere Suchbegriffe von Ihnen festgelegt werden, können diese gleichzeitig vorkommen, müssen aber nicht. Es genügt, wenn wenigstens ein CPV-Code und ein Suchbegriff übereinstimmt, damit Ihnen ein Treffer angezeigt wird. Allerdings werden Ihnen auf dem Deutsche Vergabeportal zunächst die Treffer geliefert, die eine solche Kombination beinhalten und dann die mit den einzelnen Suchbegriffen und CPV-Codes, also nach Relevanz für Sie sortiert.

Sie können jederzeit Ihre angelegten Suchprofile ändern, anpassen, löschen oder auch – vorübergehend – den E-Mail-Benachrichtigungsdienst deaktivieren!

Tipp:
Verwenden Sie neben der Suche in den CPV-Codes auch die Möglichkeit der Volltextsuche und probieren Sie am besten auch mögliche Synonyme aus (z.B. bei der Suche nach „Laptops“, auch die Begriffe „Notebooks“, „Tragbare Computer“ etc.).

Begriffe im Rahmen einer Volltextsuche in Kombination mit der Auswahl eines CPV-Codes innerhalb eines Suchprofils oder einer Suche sollten Sie allerdings eher im Ausnahmefall verwenden.

Die Profile sind so gestaltet, dass beide Anforderungen vorliegen müssen, d.h., dass Sie die Ausschreibung nur finden, wenn in der ausgewählten Kategorie auch der Begriff vorkommt, nicht jedoch, wenn er in einer Bekanntmachung in einer anderen Kategorie vorkommt.

Wie kann Sie der E-Mail-Benachrichtigungsdienst bei ihrer Arbeit unterstützen?

Der E-Mail-Benachrichtigungsdienst liefert Ihnen automatisch die neuesten Bekanntmachungen, die zu den von Ihnen hinterlegten Suchprofilen passen, täglich in Ihr E-Mail-Postfach. Die oftmals zeitintensive manuelle Suche wird Ihnen so abgenommen. Diesen Service erhalten Sie nur bei Nutzung der Professional-, Enterprise- und Supreme-Edition.

Wichtiger Hinweis: Voraussetzung für die Nutzung des E-Mail-Benachrichtigungsdienstes ist das Anlegen von Suchprofilen!

Wie Schränken Sie die regionale Suche ein?

Es besteht die Möglichkeit, den eigenen Aktions- bzw. Ausführungsradius bei Ausschreibungen einzuschränken. Unternehmen können hier die regionale Suche eingrenzen (unabhängig vom Bundesland bzw. der Postleitzahl). Hierzu ist die Eingabe der gewünschten Postleitzahl möglich und der Aktionsradius in Kilometern (Umkreis) stufenweise wählbar.

Sind Unternehmen in mehreren unterschiedlichen Regionen aktiv, besteht die Möglichkeit, weitere Suchprofile anzulegen und diese ebenfalls regional zu beschränken.

Welche Vergabeordnungen sollen in der Suche enthalten sein?

Da es unterschiedliche Vergabeordnungen gibt können hier Einschränkungen vorgenommen werden. Zur Auswahl stehen: VgV / VOL/A / UVgO (Ausschreibungen im Bereich Dienst- und Lieferleistungen)

VOB/A (Bauleistungen z.B. Hoch- und Tiefbau etc.)

VSVgV (Verteidigung und Sicherheit → Bundeswehr)

SektVO (Sektorenverordnung z.B. Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Kommunale Unternehmen)

Sonstige (Schulungen, Seminare usw.)

Welcher Veröffentlichungstyp soll Ihnen angezeigt werden?

Grundsätzlich sind keine Einschränkungen vorgemerkt, diese können aber ebenfalls individuell für jedes Suchprofil eingestellt werden.

Beabsichtigte Ausschreibungen
Ankündigung eines öffentlichen Auftraggebers über seine beabsichtigten Ausschreibungen

Ausschreibungen
Betrifft sämtliche bereits veröffentlichte Ausschreibungen

Vergebene Aufträge
bereits vergebene Aufträge

Wie können Sie den Benachrichtigungsdienst deaktivieren?

Um den E-Mail-Benachrichtigungsdienst zu deaktivieren, wechseln Sie über das Menü auf der linken Seite den Bereich „Benachrichtigungsdienst“. In diesem Bereich finden Sie eine Tabelle bzw. eine Auflistung Ihrer individuellen Suchprofile, die Sie bereits angelegt haben. Für jedes Suchprofil lässt sich individuell festlegen, ob die entsprechenden Bekanntmachungsinformationen vom Benachrichtigungsdienst zugestellt werden sollen oder nicht: Ein Haken bedeutet: „Informationen gemäß Suchprofil zustellen“. Entsprechend gilt umgekehrt, wenn kein Haken gesetzt ist, wird keine E-Mail zugestellt.

Klicken Sie hier, um zu der kostenfreien Suchmaschine für CPV-Codes zu gelangen

Die Suchmaschine für die deutschen CPV-Codes hilft Ihnen dabei, schneller die richtigen CPV-Codes für Ihre Suchprofile zu finden.