Zur Dokumentation des Vergabeverfahrens

Wer schreibt, der bleibt! Spätestens seit der letzten Vergaberechtsreform sollte dieser Ausspruch in jeder Vergabestelle aushängen. Denn eine ordnungsgemäße Dokumentation erspart nicht nur erheblichen Ärger mit den Aufsichtsbehörden, sondern reduziert auch das Risiko, dass sich Auftraggeber in einem Nachprüfungsverfahren (unnötig) angreifbar machen. Aber was muss denn dokumentiert werden?

Grundsätzlich gilt, dass der Auftraggeber den Gang des Vergabeverfahrens von Beginn an in der Vergabeakte dokumentieren muss. Entscheidend ist, dass anhand der Dokumentation die Entscheidungen des Auftraggebers und die hinter den Entscheidungen stehenden Gründe nachvollzogen werden können. Der Mindestinhalt der Dokumentation kann § 8 Abs. 1 VgV entnommen werden. Besonderes Augenmerk ist auf die Dokumentation der Angebotsprüfung und -wertung zu legen. Entscheidet sich der Auftraggeber zum Beispiel fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachzufordern, müssen alle damit zusammenhängenden Schritte dokumentiert werden. Aus der Vergabeakte muss also ersichtlich sein, welche Unterlagen von welchen Bietern nachgereicht wurden und ob im Ergebnis der Nachforderung sämtliche Unterlagen und Erklärungen vorlagen. Ferner muss aus der Dokumentation nachvollziehbar sein, welche qualitativen Eigenschaften der Angebote mit welchem Gewicht in die Benotung eingegangen sind. Gerade bei einer Wertung auf Grundlage komplexer Wertungssysteme sollten Auftraggeber lieber mehr Zeit auf die Dokumentation verwenden. Ansonsten ist spätestens nach Eingang des Informationsschreibens Streit mit den Bietern vorprogrammiert.

Obgleich § 8 Abs. 1 S. 1 VgV die Dokumentation des Vergabeverfahrens von Beginn an fordert, also ab dem Zeitpunkt des Absendens der Auftragsbekanntmachung, sind auch rein interne Vorgänge, Überlegungen und Entscheidungen, die der förmlichen Einleitung des Vergabeverfahrens vorangehen, zu dokumentieren. Trifft der Auftraggeber beispielweise bezüglich der einzureichenden Eignungsnachweise die Entscheidung, Bescheinigungen und andere Nachweise statt Eigenerklärungen (wie nach § 48 Abs. 2 S. 1 VgV grundsätzlich vorgesehen) zu fordern, ist auch dies zu dokumentierten. Ferner sollte die Wahl der Verfahrensart ausführlich dokumentiert werden, insbesondere dann, wenn vom Grundsatz des Offenen/Nichtoffenen Verfahrens bzw. der öffentlichen/beschränkten Ausschreibung abgewichen wird. Mit Blick auf § 3 Abs. 3 VgV ist zudem die Auftragswertschätzung am Tag der Versendung der Bekanntmachung zu dokumentieren. Anderenfalls kann die Aufhebung der Ausschreibung nach § 63 Abs. 1 Nr. 3 VgV zu Schadensersatzansprüchen führen.

Festzuhalten ist, dass die Dokumentation mit größter Sorgfalt zu führen ist. Dies gilt vor allem für jene Entscheidungen, bei denen der Auftraggeber entweder vom vergaberechtlichen Standard abweicht oder aber von seinem Ermessensspielraum Gebrauch macht, wie etwa im Rahmen der Angebotswertung. Eine unzureichende Dokumentation kann für den Auftraggeber weitreichende Folgen bis hin zur Aufhebung des gesamten Vergabeverfahrens haben. Von daher bleibt es dabei: Wer schreibt, der bleibt.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht