DTVP für Vergabestellen: Interview mit dem Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR)

Das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) ist eine wissenschaftliche Einrichtung der Bundesrepublik Deutschland und erstellt auf Grundlage international anerkannter wissenschaftlicher Bewertungskriterien Gutachten und Stellungnahmen zu Fragen der Lebensmittel-, Futtermittel- und Chemikaliensicherheit und des gesundheitlichen Verbraucherschutzes. In diesen Bereichen berät es die Bundesregierung und die Bundesländer. Das BfR betreibt eigene Forschung zu Themen, die in engem Zusammenhang mit seinen Bewertungsaufgaben stehen. In seiner Forschung, Bewertung und Kommunikation ist das BfR unabhängig. Es ist eine rechtsfähige Anstalt im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Mit seiner Arbeit trägt es maßgeblich dazu bei, die Gesundheit zu schützen und Lebensmittel, Stoffe und Produkte sicher zu machen.

2020 erhielt das BfR zur Erledigung seiner gesetzlichen Aufgaben 113 Mio. Vergabeverfahren bis unter 25.000 EUR werden durch die Beschaffungsstelle im BfR durchgeführt. Bei einem voraussichtlichen Auftragswert ab 25.000 Euro bereitet die Beschaffungsstelle in Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern die Leistungsbeschreibung und Wertungsmatrizes und schlägt die Vergabeart vor, Veröffentlichung und Zuschlagserteilung erfolgen für den Geschäftsbereich des BMEL durch die Zentrale Vergabestelle bei der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung. Beschafft werden alle Gegenstände, Geräte und Verbrauchsmaterialien, die das BfR zur Erfüllung seiner administrativen und wissenschaftlichen Aufgaben benötigt. Im Jahr 2019 wurden fast 7.000 Aufträge mit einem Gesamtwert von über 13 Mio. Euro vergeben. Frau Lange aus der Referatsleitung Beschaffung, Abteilung Verwaltung aus dem Bundesinstitut für Risikobewertung berichtet in dem folgenden Interview über die E-Vergabe und ihre Erfahrungen mit dem Deutschen Vergabeportal.

DTVP: Sehr geehrte Frau Lange, vielen Dank für Ihre Zeit. Welche Leistungen beschafft das Bundesinstitut für Risikobewertung und wie sehen die Vergaben dafür in der Regel aus?

Frau Lange: Unser Aufgabenspektrum ist sehr vielfältig. Wir beschaffen Laborbedarf, Geräte und Dienstleistungen aller Art, Bürobedarf, Möbel, Werkstattbedarf, IT-Bedarf und vieles mehr. Die Beschaffung von Bibliotheks- und Tierbedarf sowie Fortbildungen und Vergaben nach VOB fallen nicht in unsere Zuständigkeit. Unseren Bedarf decken wir überwiegend mit der Durchführung von Verhandlungsvergaben und durch Abrufe aus Rahmenverträgen nach Ausschreibung durch unsere Zentrale Vergabestelle oder aus dem Kaufhaus des Bundes.

DTVP: Wie war die Ausgangssituation in Ihrer Organisation bei Vergabeverfahren, bevor Sie sich für die Nutzung von DTVP entschieden haben?

Frau Lange: Das BfR bearbeitet Beschaffungsvorgänge seit 1999 digital. Bei allen freihändigen Vergaben nach der VOL/A wurden die Bieter per E-Mail zur Angebotsabgabe aufgefordert und die Angebote konnten sofort nach Beteiligung aller Bieter ausgewertet werden.

DTVP: Hatten Sie oder andere Entscheider/-innen / Anwender/-innen grundsätzlich Vorbehalte gegenüber der E-Vergabe? Falls ja, worin bestanden diese? Was war der Antrieb zur Einführung der E-Vergabe?

Frau Lange: Vorbehalte gegenüber der E-Vergabe auch bei geringen Auftragswerten bis 25.000 EUR waren der befürchtete Mehraufwand zur Erstellung der Vergabeunterlagen und zeitliche Verzögerungen bei der Auftragsvergabe, weil nun erst nach Ende der Abgabefrist der Zuschlag erteilt werden konnte und nicht bereits nach Eingang aller Angebote. Antrieb zur Einführung der E-Vergabe war die Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Der Auftraggeber durfte nun erstmals auch bei Verhandlungsvergaben erst nach Ablauf entsprechender Fristen Kenntnis vom Inhalt der Angebote nehmen.

DTVP: Beschreiben Sie bitte, wie Sie auf das Deutsche Vergabeportal aufmerksam geworden sind, also den Prozess bis zur wirklichen Einführung der E-Vergabelösung bei Ihnen.

Frau Lange: Zuerst haben wir alle Möglichkeiten geprüft, die Vorgaben der UVgO in unserem Haus umsetzen zu können. Es war jedoch intern unmöglich sicherzustellen, dass niemand im BfR vor Ende der Abgabefrist Kenntnis der eingegangenen Angebote erlangen kann. Da für uns also die sicherste Möglichkeit war, ein Vergabeportal zu nutzen, haben wir mehrere Portale getestet. Das Deutsche Vergabeportal kam schon recht früh in die engere Wahl, da es damals das einzige Portal war, mit dessen Vergabemanagementsoftware eine Schnittstelle zu unserer Beschaffungssoftware möglich sein würde. Die endgültige Entscheidung fiel nach Webinaren zum Vergabemanagementsystem und zum Deutschen Vergabeportal sowie nach einer kurzen Testphase.

DTVP: Gab es eine klare Zieldefinition für die Einführung von DTVP? Wurden diese Ziele und Anforderungen auch erfüllt und hat sich die Lösung in der Praxis bewährt?

Frau Lange: Eine Zieldefinitionen gab es tatsächlich: Das Vergabeportal sollte möglichst einfach zu bedienen sein, eine schnelle Übermittlung der Vergabeunterlagen an die Bieter ermöglichen und kostengünstig und ohne großen Zeitaufwand die Erfüllung der Vorgaben der UVgO unterstützen.

DTVP: Wie genau verlief die interne Umsetzung, die Integration in den täglichen Alltag der Beschaffung? Gab es Herausforderungen oder Vorbehalte bei der internen Umsetzung und wenn ja, wie wurden diese gelöst?

Frau Lange: Wir haben einen Stichtag festgesetzt, ab dem wir alle neuen Verhandlungsvergaben ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal abgewickelt haben. Bis zu diesem Termin hatte ich die neuen Formulare erstellt bzw. vorhandene Formulare angepasst und Testvorgänge im Vergabeportal erstellt, um den Ablauf sicher zu beherrschen und die Mitarbeiter/-innen einweisen zu können. Größere Herausforderungen oder Vorbehalte bei der internen Umsetzung gab es nach meiner Erinnerung nicht. Bei aufgekommenen Schwierigkeiten oder Fragen haben wir im Team eine Lösung gesucht und bisher immer gefunden. Am schwierigsten war es, die Bieter zur Akzeptanz zu bewegen.

DTVP: Wurden Ihre Ziele und Erwartungen mit der Einführung erreicht? Was waren die Gründe, aus denen Sie sich letztendlich für das Deutsche Vergabeportal entschieden haben?

Frau Lange: Die Ziele und Erwartungen wurden mit der Einführung erreicht, da die Nutzung des Deutschen Vergabeportals auch für neue Beschäftigte schnell zu erlernen ist und wir damit die Vorgaben der UVgO erfüllen.

DTVP: Welche möglichen Schwierigkeiten oder Herausforderungen gab es inhaltlich oder auch operativ?

Frau Lange: Unsere Formulare mussten für das Verfahren im DTVP neu gestaltet und angepasst werden und wir mussten die Zuständigkeiten im Team neu ordnen. Es war auch nötig, uns einen Weg zu überlegen, wie wir die Bieter am besten von der Teilnahme über ein Portal überzeugen können.

DTVP: Wie haben die Bieter auf die Umstellung reagiert?  Wie haben Sie diese Umstellung in Richtung der Bieter begleitet?

Frau Lange: Die Bieter waren immens schwer davon zu überzeugen, dass nun per E-Mail eingereichte Angebote nicht mehr ausreichen und warum sie sich in noch einem Portal registrieren sollten. Wir haben unzählige Telefonate geführt und sehr viele erklärende E-Mails geschrieben, um die Bieter zu überzeugen. Zusätzlich haben wir eine Anleitung für Bieter erstellt, die wir ihnen bei Bedarf zur Verfügung stellen. Große Unternehmen haben sich inzwischen an das Vergabeportal gewöhnt, kleinere scheuen oft noch immer den Aufwand.

DTVP: Hat das BfR auch mit möglichen Rügen oder Nachprüfungsverfahren zu tun und wie gehen Sie damit um?

Frau Lange: Da wir eigenständig nur Vergabeverfahren unter 25.000 EUR durchführen dürfen und sich viel mit Bieterfragen klären lässt, haben wir wenig mit Rügen zu tun. Rügen in großen Verfahren werden in Absprache mit uns von unserer Zentralen Vergabestelle bearbeitet. Rügen sind zum Glück die absolute Ausnahme, da wir schon im Vorfeld zusehen, die Vergaben sorgfältig vorzubereiten.

DTVP: Würden Sie unsere E-Vergabelösung anderen öffentlichen Auftraggebern empfehlen?

Frau Lange: Ja, das würde ich, denn auf jeden Fall ist das Deutsche Vergabeportal eine recht übersichtliche Lösung zur Dokumentation der Angebotsanforderungen unter Einhaltung der Vorgaben der UVgO.

Wir bedanken uns bei Frau Lange für das Interview! Das Interview führte Herr Sebastian Kleemann von DTVP.