DTVP-Interview: Stadt Rottweil

Rottweil ist die älteste Stadt Baden-Württembergs, liegt etwa 90 Kilometer südlich von Stuttgart und hat rund 25.000 Einwohner. Sie ist die Kreisstadt und größte Stadt des Landkreises Rottweil, sowie ein Mittelzentrum für die umliegenden Gemeinden.
Um deren Belange kümmern sich in der Stadtverwaltung circa 350 Mitarbeiter. Die Stadtverwaltung Rottweil hat sich für die Nutzung von DTVP für die Vergabeverfahren entschieden und nutzt das Deutsche Vergabeportal schon seit 2013.
Zu den Gründen für und Erfahrungen mit DTVP haben wir Herrn Christian Frisch vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Rottweil um ein Interview gebeten.

DTVP:
Was hat Sie dazu bewegt, eine elektronische Vergabelösung einzuführen?

Herr Frisch:
Mit der Ankündigung der Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien und der Novellierung der Unterschwelle war der Verwaltung klar, dass dies Schritt für Schritt verpflichtend eingeführt wird. 2013 hat das Rechnungsprüfungsamt – wir hatten bereits Wissen über elektronische Vergabeverfahren – der Verwaltungsspitze die Einführung der E-Vergabe vorgeschlagen und dabei neben den vielen Vorteilen auch die wenigen Nachteile benannt.

DTVP:
Wie liefen normalerweise Vergabeverfahren früher ab?

Herr Frisch:
Es ging grundsätzlich nach der VOB/VOL beziehungsweise in Ergänzung unserer Dienstanweisung. Konkret gab es Veröffentlichungen in der Regionalzeitung und dem Staatsanzeiger sowie Versand der Unterlagen per Post. Hier bestand also ein hoher Bedarf an LV-Druckexemplaren, die wir vorhalten mussten. Für die öffentliche Ausschreibung wurde die Verrechnung mit Verrechnungsschecks durchgeführt, was aufwändig ist. Pläne, Leistungsverzeichnisse etc. wurden auf CD gebrannt, was immer eine zeitintensive Arbeit ist.
Die Submissionen wurden nach dem Vier-Augen-Prinzip gesichtet und anschließend die Unterlagen mittels Lochstempel mit Datum gestanzt. Zur Korruptionsverhütung wurden die Leistungsverzeichnisse vor der Abgabe an einen externen Berater eingescannt verschickt. Weitere Prüfungen liefen nach den Vorschriften der VOB/VOL.

DTVP:
Wie sind Sie auf DTVP aufmerksam geworden?

Herr Frisch:
Wir kommen im Jahr auf etwa 80 Vergaben und haben im Internet nach verschiedenen Anbietern gesucht, um die Verfahren zu vereinfachen. Es ging bei uns erstmals um die Einführung einer elektronischen Vergabelösung. Im Preis/Leistungsverhältnis, bei Anwenderfreundlichkeit und in Hinblick auf eine Hotline für den Kundensupport hat DTVP nach unserer Beurteilung am besten abgeschnitten.

DTVP:
Was waren Ihre Ansprüche, Kriterien und Ziele, die Sie mit der Einführung von DTVP verknüpft haben?

Herr Frisch:
Wir haben uns gezielt Anforderungen überlegt, welche Standards und festgesetzten Parameter eine Vergabeplattform erfüllen muss. Unsere  Ziele liefen zum einen auf Kostensenkungen hinaus, nämlich durch Einsparung von Papierunterlagen und CD-Brennen sowie die komplizierte Verrechnung von Verrechnungsschecks bei der Kasse. Zum anderen durch die digitale Absicherung der Vergabeunterlagen, um Bieter-Korruption zu verhindern. Es gibt kein Scannen und keine Lochstempel mehr.

DTVP:
Nahmen Ihre Vorgaben auch Rücksicht auf Interessen der Bieter?

Herr Frisch:
Dass Bieter grundsätzlich keine Kosten tragen müssen, war für uns ein K.O.-Kriterium. Außerdem sollte das Herunterladen von Dokumenten einfach und ohne großen Aufwand möglich sein.

DTVP:
Welche Bedeutung hatten Rahmenbedingungen auf Seiten der Bieter von E-Vergabelösungen?

Herr Frisch:
Bei unserer Verwaltung kamen die kurzen Kündigungszeiten bei DTVP sehr positiv an. Andere Anbieter wollen 24-Monats-Verträge. Dies machte es uns möglich, DTVP gründlich zu testen, ohne dabei ein Kostenrisiko einzugehen. Auch die Verlinkung der Vergabe und die kostenfreie automatische Anzeige unserer Bekanntmachungen auf der Homepage der Stadt Rottweil war ein positiver Aspekt. Früher wurde auf der Homepage eine Tabelle erstellt, die regelmäßige Pflege erforderte.

DTVP:
Wie waren Ihre Erfahrungen mit DTVP vom Projektstart bis zum ersten elektronisch durchgeführten Vergabeverfahren?

Herr Frisch:
Der erste Kontakt, wie auch spätere, lief per E-Mail. Das wäre telefonisch bei Vertragsfragen nicht so gut. Im nächsten Schritt folgte die Erstellung der Mandanten, wobei uns DTVP unterstützt hat. Eine gesonderte Einrichtung einer Schnittstelle für die Anzeige von Bekanntmachungen auf unserer Homepage war nicht erforderlich, sondern viel mehr in der Leistung inbegriffen. Eine Unterstützung bei der ersten Anwendung oder bei der Verfahrensbetreuung war auch nicht notwendig.

DTVP:
Wie schnell hat DTVP auf Nachfragen reagiert?

Herr Frisch:
Bei Vertragsfragen gab es in der Regel innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion. Die Hotline ist grundsätzlich gut zu erreichen. Eine Lösung gibt es auf der Stelle oder per Rückruf innerhalb von drei bis vier Stunden. Da gibt es nichts zu bemängeln. Wir fühlen uns jederzeit ausreichend informiert.

DTVP:
Wie haben Ihre Bieter auf die Umstellung reagiert?

Herr Frisch:
Anfangs, also 2013, war die Beteiligung sehr verhalten. Mittlerweile ist die Akzeptanz sehr groß.

DTVP:
Wie lief die Schulung der Mitarbeiter und was war deren Reaktion?

Herr Frisch:
Nach der Einrichtung von DTVP habe ich mich um die Einführung und Schulung der Mitarbeiter gekümmert. Dabei habe ich deren Beurteilung von elektronischen Arbeitsschritten DTVP mitgeteilt. Alles in allem gab es keine Probleme. Weil die Lösung internetbasiert ist, war keine Installation an den Arbeitsplätzen erforderlich. Die Mitarbeiter konnten sehr schnell mit DTVP arbeiten.

DTVP:
Sind Sie mit dem Deutschen Vergabeportal und der Umsetzung der Vorgaben gemäß EU-Vergaberichtlinien zufrieden?

Herr Frisch:
Ja, wir fühlen uns sehr sicher mit der Lösung von DTVP.

DTVP:
Haben Sie auch Anregungen bzw. Verbesserungsvorschläge?

Herr Frisch:
Einzelne Aspekte sind bei DTVP leicht verbesserungswürdig. Zum Beispiel ist die Verlinkung auf andere Plattformen etwas umständlich, jede Plattform muss einzeln angeklickt werden. Das ist sicher einfacher umsetzbar.

DTVP:
Sie meinen wohl damit die Weiterleitungsfunktion der Bekanntmachung an weitere private Veröffentlichungsplattformen (außer TED und bund.de). Vielen Dank für diese Anregung, Herr Frisch. Diese nehmen wir natürlich gerne auf.
Und zu allerletzt die wohl wichtigste Frage: Sind Sie nach nun rund sechs Jahren Erfahrung mit dem Deutschen Vergabeportal zufrieden? Haben Sie Ihre Ziele erreicht?

Herr Frisch:
Die Zeitersparnis ist besonders bei Großprojekten offensichtlich. Das Vorhalten von Leistungsverzeichnissen ist nicht mehr nötig. Das Brennen von CDs hat sich erübrigt. Verrechnungsschecks gibt es nicht mehr. Die Dokumentation der Kommunikation mit den Bietern ist gesichert; das Einscannen der Bieterunterlagen entfällt. Die Bieter können die Leistungsverzeichnisse rund um die Uhr und kostenlos herunterladen. Und schließlich ersparen wir uns die Kosten für Zeitungsveröffentlichungen. Eigentlich wurden all diese Argumente bei DTVP vorab beschrieben, und genauso ist es eingetroffen.

Wir bedanken uns bei Herrn Frisch für das Interview!