Checkliste: Die Vergabeunterlagen

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Grafik: Stufen eines Vergabeverfahrens

1. Woraus bestehen die Vergabeunterlagen?

• Die Vergabeunterlagen müssen alle Informationen umfassen, die erforderlich sind, um eine Entscheidung eines am Auftrag interessierten Unternehmens zur Teilnahme am Vergabeverfahren oder zur Angebotsabgabe zu ermöglichen.
• Die Vergabeunterlagen bestehen in der Regel aus:
  • dem Anschreiben (auch Aufforderung zur Angebotsabgabe = Kurzfassung der Ausschreibung),
  • den Bewerbungsbedingungen (= Spielregeln für das Vergabeverfahren, einschließlich der Zuschlagskriterien nebst Gewichtung – falls nicht schon in der Auftragsbekanntmachung angegeben),
  • den Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen).

2. Wie erfolgt die Bereitstellung der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber?

Bei Auftragsvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte (siehe Checkliste Schwellenwerte)

• Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung (s. Checkliste Auftragsbekanntmachung) oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse (Internetadresse) an, unter die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.
  • Vollständig abrufbar sind die Vergabeunterlagen dann, wenn über die in der Bekanntmachung genannte Internetadresse die Vergabeunterlagen vollständig und nicht nur Teile derselben herunter geladen werden können.
  • Uneingeschränkt abrufbar sind die Vergabeunterlagen, wenn die elektronische Adresse einen eindeutig und vollständig beschriebenen medienbruchfreien elektronischen Weg zu den Vergabeunterlagen enthält.
  • Direkt abrufbar sind die Vergabeunterlagen im Rahmen der auf elektronische Mittel gestützten öffentlichen Auftragsvergabe, wenn potentielle Bieter oder Bewerber sich über bekanntgemachte öffentliche Auftragsvergaben informieren oder Vergabeunterlagen abrufen können, ohne sich zuvor auf einer elektronischen Vergabeplattform mit ihrem Namen, einer Benutzerkennung oder ihrer E-Mail-Adresse registrieren zu lassen.
• Bei Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte (s. Checkliste Schwellenwerte )
• Auch hier gibt der Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung (s. Checkliste Auftragsbekanntmachung) eine elektronische Adresse (Internetadresse) an, unter die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.
• Bei Bauleistungen haben Auftraggeber allerdings die Wahl, auf welchem Weg die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgen soll:
• Werden die Vergabeunterlagen nicht elektronisch zur Verfügung gestellt, so müssen Sie die Vergabe unterlagen beim Auftraggeber anfordern;
• bei öffentlichen Ausschreibungen müssen Ihnen die Vergabeunterlagen dann unverzüglich in geeigneter Weise übermittelt werden; bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben müssen die Vergabeunterlagen am selben Tag an alle ausgewählten Bewerber versandt werden.
• Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen.
• Eine freiwillige Registrierung ist zulässig.

3. Welche Angaben müssen die Vergabeunterlagen enthalten?

• Alle kalkulationsrelevanten Umstände.
• Leistungsbeschreibung (= Herzstück der Vergabeunterlagen); die Leistungsbeschreibung legt die konkreten Anforderungen an den ausgeschriebenen Auftrag fest; der Auftrag bzw. die vom Auftrag geber nachgefragte Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung in gleichem Sinne verstehen müssen und miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind.
• Vertragsbedingungen.
• VOB/B und VOL/B (s. Checkliste „Wie funktioniert das deutsche Vergaberecht?“) werden grundsätzlich Vertragsgegenstand.
• Ggf. Zusätzliche Vertragsbedingungen und Ergänzende Vertragsbedingungen.
• Ggf. auch Vertragsentwürfe.
• Zuschlagskriterien (und ggf. Unterkriterien) mit Gewichtung.
• Ggfs. Bewertungsmatrix mit Erläuterung zur Vorgehensweise bei der Wertung.

4. Welche Angaben dürfen nicht enthalten sein?

• Marken, Patente, Typen, Herkunft etc. (Stichwort: Produktneutralität) nur wenn durch den Auftragsgegenstand objektiv gerechtfertigt oder wenn Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau und allgemeinverständlich beschrieben werden kann. Wenn dann, immer mit Zusatz „oder gleich wertig“.
• Vertragsstrafen für die Überschreitung von Ausführungsfristen nur wenn die Überschreitung für den Auftraggeber erhebliche Nachteile haben kann. Wenn dann in angemessenen Grenzen. Andere Verjäh rungsfristen als z.B. nach § 14 VOL/B nur wenn nach Eigenart der Leistung erforderlich.
• Sicherheitsleistungen, es sei denn, sie erscheinen ausnahmsweise notwendig für die sach- und fristgemäße Durchführung.

5. Prüfung der Vergabeunterlagen: Worauf müssen Bieter besonders achten?

• Sind die Unterlagen vollständig? (Prüfung anhand Übersicht der Anlagen im Aufforderungsschreiben).
• Sind alle für die Kalkulation benötigten Angaben enthalten?
• Ist die Leistungsbeschreibung / das Leistungsverzeichnis eindeutig, erschöpfend und widerspruchsfrei?
• Ist die Leistungsbeschreibung / das Leistungsverzeichnis produktneutral?
• Ist die beschriebene Leistung sinnvoll und machbar?
• In welcher Form müssen Eignungsnachweise beigebracht werden?
• Werden überzogene, nicht beizubringende oder nicht mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen de Nachweise gefordert? Ggf. rügen (s. Checkliste Rüge).
• Sind die Zuschlagskriterien benannt, hinreichend durch Unterkriterien konkretisiert und gewichtet worden?
• Ist der Vorgang der Bewertung erläutert worden?
• Wissen Sie also, worauf es dem Auftraggeber ankommt und wie er die Angebote werten wird? Wenn nicht, ggf. rügen (s. Checkliste Rüge).

6. Was müssen Bieter veranlassen, wenn Sie Unklarheiten oder Fehler feststellen?

• Fehlende Unterlagen sofort nachfordern!
• Bieterfrage stellen?
• Rechtzeitig beantragte Auskünfte über Vergabeunterlagen müssen spätestens 6 Kalendertage vor Ab lauf der Angebotsfrist erteilt werden. Beim Nichtoffenen Verfahren und beim Beschleunigten Verhandlungsverfahren spätestens 4 Kalendertage (s. Checkliste Fristen).
• ggf. Rüge aussprechen (s. Checkliste Rüge)

Autoren:

Dr. Angela Dageförde, Rechtsanwältin, www.kanzleidagefoerde.de

Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattigleupolt.de

Aktualisierung (Stand: 19.02.2020): Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig leupolt.de