Die neuen Fristenregelungen nach der VGV

Im Zuge der Vergaberechtsreform wurden auch die Fristen im Vergabeverfahren neu festgelegt. Hierbei wurde die Mehrzahl der Fristen gekürzt. Nach dem Willen des Gesetzgebers sollen die Fristverkürzungen zu mehr Flexibilität und Effizienz im Vergabeverfahren führen. Ferner wird davon ausgegangen, dass mit der verpflichtenden Einführung der eVergabe eine Zeitersparnis einhergeht. Anders als nach den „alten“ Vergaberegelungen finden sich die zu beachtenden Fristen auch nicht mehr in einer eigenen Vorschrift wieder. Vielmehr werden die jeweiligen Fristen Im Zusammenhang mit den einzelnen Vergabeverfahrensarten geregelt.

Welche Fristen wann zu beachten sind, soll Gegenstand der weiteren Ausführungen sein. 

Offenes Verfahren, § 15 VgV

Der Regelfall der Angebotsfrist im offenen Verfahren beträgt (mindestens) 35 Tage gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung (dies gilt für sämtliche im Folgenden dargestellten Fristen), vgl. § 15 Abs. 2 VgV.

Werden elektronische Angebote akzeptiert, kann diese Frist um fünf Tage, auf 30 Tage gekürzt werden (vgl. § 15 Abs. 4 VgV).

Im Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit kann eine Angebotsfrist festgelegt werden, die 15 Tage nicht unterschreiten darf (vgl. § 15 Abs. 3 VgV).

Wird eine Vorinformation im Sinne des § 38 Abs. 1 VgV – also die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe – veröffentlicht, kann die Angebotsfrist ebenfalls auf 15 Tage verkürzt werden (vgl. § 38 Abs. 3 VgV).

Nicht offenes Verfahren, § 16 VgV

Gemäß § 16 Abs. 2 VgV beträgt die Teilnahmefrist im nicht offenen Verfahren regelmäßig 30 Tage. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit kann sie auf 15 Tage verkürzt werden, § 16 Abs. 3 VgV.

Auch die Angebotsfrist beträgt 30 Tage (vgl. § 16 Abs. 5 VgV). Sie kann um 5 Tage, also auf 25 Tage verkürzt werden, wenn der öffentliche Auftraggeber elektronische Angebote akzeptiert (vgl. § 16 Abs. 8 VgV). Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit kann die Angebotsfrist sogar auf zehn Tage verkürzt werden (vgl. § 16 Abs. 7 VgV).

Ferner können Auftraggeber und diejenigen Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, gemäß § 16 Abs. 6 VgV die Angebotsfrist im gegenseitigen Einvernehmen festlegen. Wird kein Einvernehmen erzielt, beträgt die Angebotsfrist gemäß § 16 Abs. 6 Satz 2 VgV mindestens 10 Tage. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass oberste Bundesbehörden von dieser Option nicht Gebrauch machen dürfen.

Wie auch im Rahmen des offenen Verfahrens beträgt die Mindestangebotsfrist zehn Tage, sofern eine Vorinformation veröffentlicht wird (vgl. § 38 Abs. 3 VgV).

Verhandlungsverfahren, § 17 VgV

Im Verhandlungsverfahren gelten die gleichen Mindestfristen wie auch im nicht offenen Verfahren. Die regelmäßige Teilnahmefrist beträgt gemäß § 17 Abs. 2 VgV 30 Tage und kann in dringenden Fällen auf 15 Tage verkürzt werden (vgl. § 17 Abs. 3 VgV).

Die Angebotsfrist beträgt gemäß § 17 Abs. 6 VgV mindestens 30 Tage und kann bei Akzeptieren elektronischer Übermittlung der Angebote auf 25 Tage verkürzt werden (vgl. § 17 Abs. 9 VgV). Ferner kann auch im Rahmen des Verhandlungsverfahrens die Angebotsfrist im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt werden (vgl. § 17 Abs. 7 VgV). Kommt es nicht zum Einvernehmen, beträgt die Frist, wie auch in Fällen hinreichend begründeter Dringlichkeit (vgl. § 17 Abs. 8 VgV) (mindestens) zehn Tage (vgl. § 17 Abs. 7 VgV).

Auch hier gilt wie in den vorgenannten Verfahrensarten, dass bei Veröffentlichung einer Vorinformation die Mindestangebotsfrist zehn Tage beträgt, § 38 Abs. 3 VgV.

Wettbewerblicher Dialog, § 18 VgV, und Innovationspartnerschaft, § 19 VgV

Für beide Verfahrensarten betragen die Mindestfristen für Teilnahmeanträge jeweils 30 Tage, § 18 Abs. 3 und § 19 Abs. 3 VgV. Weitergehende Mindestfristen bestimmt die VgV für beide Verfahrensarten nicht.

Pflicht zur angemessenen Fristsetzung, § 20 Abs. 1 VgV

Ausweislich des Wortlauts der jeweiligen Regelung handelt es sich bei den vorstehenden Fristen um Mindestfristen. Mit anderem Worten stellen die Fristen der VgV die Untergrenze der tatsächlich festzulegenden Fristen dar. Es ist Öffentlichen Auftraggebern daher unbenommen, längere Fristen vorzusehen. Im Einzelfall kann eine über die Mindestfristen hinausgehende Frist sogar geboten sein. Gemäß § 20 Abs. 1 VgV ist der Öffentliche Auftraggeber bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und Teilnahmeanträge nämlich verpflichtet, die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich daher, wenn Öffentliche Auftraggeber die Länge der im konkreten Vergabeverfahren bestimmten Fristen in der Vergabeakte begründen.

Pflicht zur Fristverlängerung

Ferner bestimmt die neue VgV Fälle, in denen die Fristen „angemessen“ zu verlängern sind. Gemäß § 20 Abs. 2 VgV sind die Angebotsfristen zu verlängern, wenn die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung und Einsichtnahme in den Unterlagen erstellt werden können. Nach § 20 Abs. 3 VgV ist eine Fristverlängerung geboten, wenn zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs bzw. vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung gestellt werden können, oder der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt.

Einen weiteren Fall der Fristverlängerung regelt § 41 Abs. 2 VgV. Danach ist die Angebotsfrist – sofern kein Fall hinreichend begründeter Dringlichkeit vorliegt – um fünf Tage zu verlängern, wenn die Vergabeunterlagen ausnahmsweise nicht auf elektronischem Wege übermittelt werden können.

Fazit

Den neuen Fristen liegt der Gedanke der Verfahrensbeschleunigung und Effizienzsteigerung zu Grunde. Allerdings gilt es zu bedenken, dass eine verkürzte Angebotsfrist nur dann zu einer Zeitersparnis führt, wenn sowohl Ausschreibungsgegenstand als auch die Vergabeunterlagen eine zügige Angebotserstellung zulassen. Öffentliche Auftraggeber sollten daher stets die Regelung des § 20 Abs. 1 VgV vor Augen haben und ggf. eine über die Mindestfrist hinausgehende Frist vorgeben. Tatsächlich neu ist die Regelung des § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV, wonach wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen zu einer Verlängerung der Angebotsfrist berechtigen und verpflichten. Nach altem Recht wäre in diesen Fällen allein die Aufhebung der Ausschreibung möglich gewesen.